物理的に散らかっていると生産性や集中力が損なわれ、疲労、ストレス、燃え尽き症候群に至ることはよく知られています。そのため、ワークスペースを整理整頓することが多くの生産性向上テクニックにおいて重要な要素となります。しかし、今の時代、「ワークスペース」は必ずしも (場合によっては) オフィスやデスクであるとは限りません。携帯電話とコンピューターがワークスペースになります。ここは、仕事の 1 日のほとんどを探したりやり取りしたりする場所です。そこが散らかっていると、乱雑な個室があるときと同じように、混乱した気分になることがあります。物理的な世界を整理整頓することだけを考えるのをやめ、デジタル世界を良好な状態に保つためのより良い計画を立てる時期が来ています。
デスクトップ、タブ、受信トレイ、ホーム画面を調べてみましょう。現在、さまざまなウィンドウが何個開いていますか?これらはあなたの精神エネルギーだけでなく、デバイスのエネルギーも詰まらせます。それを修正して、確実な解決策を見つけましょう。
毎週デジタルの片づけから始めることを目標にしましょう。 15 分以上かかる必要はありませんが、完了すると生産性が向上するため、時間の有効な投資となります。このようなアプローチは、積極的に時間をかけてスケジュールを設定する場合に最も効果的です。そのため、タイム ボックスやタイム ブロックに頼って、3-3-3 などの特殊な To Do リスト システムを使用して、毎週の片づけを月曜日の 3 つの小さなタスクの 1 つに指定することを検討してください。
デスクトップに、仕事用のドキュメントや副業用のスクリーンショットなど、必要なものをすべて保存できるフォルダーを作成します。毎週月曜日、デスクトップ上に蓄積されたドキュメントや写真をすべて調べて、それぞれのフォルダーに貼り付けると、全体がすっきりします。携帯電話に追加した新しいアプリについても同じことを行ってください。必要なアプリをフォルダーに隠してホーム画面を整理しておけば、必要なアプリを見つけるために何ページもスクロールする必要はありません。日常的に使用する必要なフォルダーのみをデスクトップとホーム画面に保存してください。残りは目に見えないが検索可能な場所に追放する必要があります。
開いている、使用していないウィンドウをすべて閉じます。また、最後のブラウジング セッションで残ったタブもすべて閉じます。本当に利用可能なものが必要な場合は、ブックマークしてください。使い終わったらタブを閉じる習慣をつけましょう。 (最小化されたブラウザ ウィンドウも確認してください。閉じる必要があるウィンドウが常に少なくとも 2 つありますが、それらがバックグラウンドで実行されていることに気づくことはめったにありません。)
次にメールです。私は以前、受信箱管理の「ワンタッチ」方法を推奨しましたが、それを応用したものがここではうまく機能します。先週受信したメールをすべて開き、後で必要になるかどうかに応じて、削除するかアーカイブします。アーカイブしたものはすべて、その日または週の後半に返信する時間を確保してください。 (繰り返しますが、タイムボックスとタイムブロックでこれを行うだけでなく、To Do リストに追加することで、実行できるか実行できないかわからない単なる良いアイデアではなく、実際にスケジュールされたタスクになります。)
おそらく最も重要なことは、途中で削除することです。これが私が一番苦労することですが、慣れてしまえば簡単です。単一の目的でアプリをダウンロードし、もう使用しない場合は、 削除してください。ファイル内に古いクラスまたは作業プロジェクトのドキュメントが含まれている場合は、 それらを削除します。デジタル上の混乱と関連するストレスを大幅に軽減するために、毎週月曜日 (または週の初め) の最初の 15 分間はこれを続けるようにしてください。