Outlook の受信トレイが詰め込まれすぎて、重要なメールが隙間からすり抜けてしまい、圧倒されてしまったことはありませんか?そうであれば、すべてを制御するのに役立つ機能を活用していないことになります。ノイズを除去し、本当に重要なものを明らかにし、受信トレイを整理する方法を次に示します。
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Outlook には、受信トレイを自動的に整理する優先受信トレイと呼ばれる組み込み機能が含まれています。メールが「集中」と「その他」の 2 つのタブに分割されます。[注目]タブには、重要な会話や頻繁に読まれるメッセージなど、最も頻繁にやり取りするメッセージが表示され、ニュースレターやプロモーションなどの重要性の低いアイテムは[その他]タブに移動されます。
最も優れている点は、カスタマイズ性の高さです。重要なものが[その他]タブにある場合は、それを右クリックし、[移動]>[優先受信トレイに移動]を選択します。 Outlook はこの選択を記憶し、今後は同様のメッセージを正しく並べ替えます。[優先]タブに重要でないものが表示された場合は、それを右クリックし、[移動]>[他の受信トレイに移動]を選択します。
デスクトップ アプリで優先受信トレイを有効にするには、[表示]タブに移動し、[設定の表示]をクリックして、[メッセージを優先受信トレイとその他に分類する]を選択します。次に、「保存」をクリックします。
すべてのメールがメインの受信トレイに直接入ってしまうのでは、整理整頓することは不可能です。そのため、メッセージの種類ごとに別々のフォルダーを作成することをお勧めします。心配しないでください。何も手動で移動する必要はありません。 Outlook では、電子メールを適切なフォルダーに自動的にルーティングするルールを使用して並べ替えを処理できます。
すべてが適切な場所に配置されると、受信トレイは混乱したように感じなくなります。たとえば、すべてのニュースレターを「後で読む」フォルダーに送信し、スパムが受信トレイに届かないようにし、メールをキーワード、件名、または受信者ごとに分類します。独自のルールを設定するには、電子メールを右クリックし、[ルール]>[ルールの作成]に移動します。これにより、Outlook によって一部のルール条件が自動的に入力される場合があります。
「その他のオプション」をタップすると、ルールをさらに微調整できます。 Outlook が誤って重要なメールのフィルタリングを開始した場合は、フィルタを確認して調整してください。
詳細なフィルター ルールが面倒だと感じる場合は、Outlook のスイープ機能を使用すると、手間をかけずに受信トレイを整理できる簡単な方法です。特定の送信者からのメールをすばやく管理できます。すべてのメッセージを選択したフォルダーに自動的に移動したり、今後のメールもそこに送信したり、最新のメールのみを保持したり、10 日より古いものを移動したりすることができます。
そのフォルダーには、重要なメッセージ、個人的なチャット、ビジネスメール、さらには削除済みアイテムなど、ワークフローに適合するものであれば何でもかまいません。これは、受信トレイが山積みになるのを防ぐための簡単で手間のかからない方法であり、メッセージがどこに送信されるかを常に正確に把握できます。これを使用するには、電子メールを選択し、水平方向の 3 つの点をクリックして、[スイープ]を選択し、希望のアクションを選択し、フォルダーを選択して、[OK]をクリックします。
企業環境で働いたことがある人なら、「全員返信の黙示録」がどのようなものかを正確に知っているでしょう。ある朝ログインすると、突然、1 週間前のメールが受信トレイの一番上に表示されます。誰かが「素晴らしい!」などの一言で応答したからです。会話が繰り返し浮上する場合、それは混乱に注意が必要であることを示しています。
ありがたいことに、Outlook にはこれに対応する優れたツール「会話を無視」が用意されています。過去および将来のスレッド内のすべてのメッセージが、削除済みアイテムに直接自動的に送信されます。これを使用するには、スレッド化された電子メールを開き、ゴミ箱 (削除) アイコンの横にある矢印をクリックして、[無視]を選択します。それを確認して、ブーイングしてください。騒々しいスレッドから解放されます。
そして気が変わったら？問題ない。 「削除済みアイテム」フォルダーに移動し、メールを再度開き、同じドロップダウンを開いて、「無視を停止」を選択して元に戻します。
Outlook が一定の日数後に[削除済みアイテム]フォルダーを自動的に空にするように設定されている場合、この電子メールは完全に削除され、回復する方法がなくなる可能性があることに注意してください。
ほとんどの人は受信トレイを整理するためにメールの管理に重点を置いていますが、本当の問題はメッセージ数ではなく、レイアウトであることがよくあります。受信トレイの間隔が広すぎると、画面の領域が占有され、特に小さなディスプレイの場合、スキャンが困難になります。 Outlook では、メッセージの詰め込み具合を制御する受信トレイの密度を調整できるようにすることで、この問題を解決しています。
Roomy、Cozy、Compact の 3 つのオプションからお選びいただけます。 Roomy はデフォルトのレイアウトで、メッセージ間に十分なスペースがあり、テキストが少し大きくなります。コンパクトに切り替えると、すべてがより緊密にまとめられ、フォント サイズが小さくなるため、より多くのメールを一度に表示できます。可視性が向上すると、内容をざっと確認したり、並べ替えたり、整理したりすることがはるかに速くなります。
Cozy は、間隔が空きすぎず、詰め込まれすぎず、ちょうど真ん中にあります。受信トレイの密度を調整するには、[表示]タブに移動し、[密度]ドロップダウンを開いて、最適なレイアウトを選択します。
受信トレイが乱雑であるのはメールの量が原因ではありません。Outlook がユーザーの作業方法に合わせて調整されていないことを示しています。上記のヒントを使えば、最終的に物事を管理できるようになります。混乱が再び忍び寄るのを防ぐには、古いメッセージをアーカイブし、しつこいスパム送信者をブロックし、何か月も待たずに定期的に簡単にクリーンアップを実行する習慣をつけましょう。