受信トレイを管理するには、献身的な努力が必要です。計画が必要です。必要です 頭字語。そのような頭字語の 1 つが RAFT です。これにより、毎日受信するメールの海の中でも、文字通りあなたを浮かせ続けることができます。 LIFO や 4D などの他の機能と組み合わせてその利点を最大限に活用できますが、最初に単独で何を行うかを知る必要があります。
RAFT は以下の略です。
簡単！この管理システムを使用すると、まず時間をかけてメールを読み、その後必要に応じて行動します。もし つまり、ファイルをどこかに保管したり削除したりする前に、そうする必要があります。基本的にはこれだけですが、個々のメールに注目してすぐに評価を行う必要があるため、何も見逃さないようにすることができます。
ワンタッチ ルールやツー タッチ ルールと同様、このルールでも、メールが届いたらすぐに開く必要があります。私にとって、これは習慣を築く必要があるため、これが最も難しい部分です。このアプローチは、私がよく使用する、より広範囲に適用可能な生産性向上テクニックである 2 分ルールを思い出させます。何かを思いついたとき、またはそれに対処するように促されたときは、すぐに対処してください。繰り返しますが、これは構築する必要のある習慣ですが、私はあらゆる種類の生産性ニーズに対応するこのアプローチが好きです。RAFT を使用すると、オープンした後に一連の次のステップが明確に示されます。
利点を最大化するには、これを別の 1 つまたは 2 つのシステムと組み合わせる必要があります。たとえば、RAFT と LIFO (後入れ先出し) 方式を組み合わせると、古いメールよりも先に最新のメールに返信する必要があります。そうすれば、見逃したものを延々と追いかけるのではなく、常に最も緊急のニーズに対応できるようになります。過去の何かが本当に重要な場合は、フォローアップ メールが届き、その後 RAFT することができます。それ以外の場合は、最も差し迫った最近のメッセージだけを残して読み、それに基づいて行動し、その後ファイルするかゴミ箱に入れてください。
演技の部分に関しては、信頼できる 4D メソッドに助けを求めることができます。 4つのDとは、 dエレ、 dああ、 dエレゲート、または dこれらは、あらゆる電子メールで実行できる 4 つのことを指します。 (「ゴミ箱」は RAFT の一部であるため、ここでの削除は冗長ですが、役に立たない電子メールであるという概念を強化するのは良いことです。 すべき ) メールの内容を実行するか、できる人に委任しますが、プロセスは迅速に進めてください。最終的に他の人に転送しない場合は、削除するか、保留（ファイル）してください。 RAFT の主なルールは次のとおりです。 何か すべてのメッセージを無視しないでください。
RAFT のファイリング コンポーネントに関しては、優れたファイル システムが事前に用意されていることを確認してください。 Gmail を使用している場合は、ファイルに保存するものに簡単にアクセスできるように、より整理されたアーカイブ システムとしてラベルを使用することを検討してください。これらのミニ アーカイブには、日付別、プロジェクト別、または検索に適したラベルを付けることができますが、処理済みのメッセージをすべて電子メールの辺獄に放り出すことがないように、一貫性を保つようにしてください。