Outlook での電子メールの管理は、終わりのない面倒な作業のように感じることがあります。受信トレイは空にするよりも早くいっぱいになってしまいます。しかし、多くの人が気づいていないのは、Outlook の使い慣れたインターフェイスの背後に、いくつかの隠された機能があるということです。使い始めると、メールの仕分け、返信、整理が簡単になります。
Outlook での多くの時間は、メニューをクリックしてメールを移動したり、フラグを立てたり、分類したりする反復的なタスクに費やされています。 Outlook のクイック ステップ機能を使用すると、この労力を軽減できます。この機能を使用すると、頻繁に使用する操作を 1 回のクリックで完了したり、複数の操作を 1 つのコマンドに結合したりできます。クイック ステップを単独で使用すると、受信トレイの疲労を大幅に軽減できます。
設定するには、[ホーム]タブに移動し、[クイック ステップ]グループの右下隅にある小さな下向き矢印をクリックします。[新規]を選択し、自動化するアクションを選択し、独自のワークフローを作成する場合は[カスタム]を使用します。設定が完了したら、[完了]をクリックし、クイック ステップを使用して日常の電子メール タスクを効率化します。
フォルダー構造を変更せずに、特定の条件に一致する電子メールを検索または表示する必要がある場合があります。たとえば、未読メールが複数のフォルダーに分散していて、それらをすべて一度に確認したい場合、手動で検索するのは骨が折れる可能性があります。そこで検索フォルダーが役立ちます。検索フォルダーを使用すると、このプロセスを自動化できます。
すべての未読メールを元のフォルダーに残したまま表示する検索フォルダーを作成できます。検索フォルダーはリアルタイムで更新されるため、メールを開いた瞬間にそのメールは検索フォルダーから消え、元の場所に既読マークが付けられます。この機能を使用するには、まず検索バーを使用して必要な条件を定義し、確認します。
次に、[フォルダー]>[新しい検索フォルダー]に移動し、[カスタマイズされた検索フォルダーを作成する]を選択し、[選択]をクリックします。フォルダーに名前を付け、「条件」をクリックして条件を設定し、「OK」をクリックします。
受信トレイ内のすべてのメールが同じ重要性を持っているわけではありません。すぐに対応する必要があるマネージャーからのメッセージなど、優先度の高いものもありますが、ニュースレターなど、優先度の低いものもあります。これらすべてのメールが混在している場合、緊急のメールを手動で特定するのは時間がかかる場合があります。色分けにより、メールを一目で視覚的に整理できます。
緊急メールを赤色でマークすると、すぐに見つけられるようになります。条件を設定すると、すべての受信メールは定義したルールに基づいて自動的に色分けされます。たとえば、特定の送信者からのメールを色分けするには、[表示]タブに移動し、[設定の表示]歯車アイコンをクリックし、新しいウィンドウで[条件付き書式]を選択します。
次に、ダイアログ ボックスで[追加]をクリックし、ルールの名前を入力して、[条件]を選択します。ルール条件を設定し、「OK」をクリックします。次に、「フォント」をクリックして、ルールに一致するメールの表示方法を選択します。
同様のメールに正確なテキストや形式で繰り返し返信すると、時間がかかる場合があります。会議の確認、プロジェクトの更新、フォローアップなどの一般的な状況用に事前に作成されたテンプレートを作成し、返信するときに挿入できるようにすることをお勧めします。
これを行うには、新しいメールの下書きを作成し、[ファイル]>[名前を付けて保存]に移動し、[ファイルの種類]メニューを開いて[Outlook テンプレート]を選択し、テンプレートに名前を付けて[保存]をクリックします。
同様に、電子メールへの返信が遅れて忘れてしまった場合でも、後で送信機能を使用してスケジュールを設定できます。メッセージを作成し、[タグ]グループの[その他のオプション]矢印をクリックして、[以前に配信しない]をチェックし、カスタムの日付と時刻を選択して、[送信]をクリックします。
電子メールは、スケジュールされた時間まで下書きフォルダーに残り、その後、自動的に送信されます。
ほとんどの時間を受信トレイのナビゲートに費やし、検索バーにジャンプするためにも常にマウスに手を伸ばしている場合は、チャンスを逃していることになります。 Outlook は、時間を大幅に節約できる幅広いキーボード ショートカットをサポートしています。メッセージへの返信からメールの整理まで、複数のクリックやメニューの移動を数回のキーストロークで置き換えることができます。
たとえば、Ctrl+R を押すと電子メールに返信でき、Ctrl+Shift+M を押すと新しいメッセージを作成でき、Ctrl+Shift+K を押すと電子メールにフォローアップのフラグを付けることができ、Ctrl+E を押すと検索バーに直接ジャンプできます。これらおよびその他のショートカットを学習すると、受信トレイを超高速で移動できるようになります。試してみると、中断が減り、ワークフローがはるかに高速になっていることがわかります。
適切に整理されたフォルダー構造とルールが設定されていても、延々とスクロールする必要がある場合、特定のメールを見つけるのに非常に時間がかかることがあります。そこで Outlook 検索が役立ちますが、曖昧なキーワードではあまりにも多くの結果が返されて役に立たないことがよくあります。電子メールをより迅速かつ正確に見つけるには、ターゲットを絞った検索クエリを使用します。
たとえば、次のように使用します。 送信者:abc@outlook.com または 宛先:abc@outlook.com 特定の人によって送信されたメッセージ、または特定の人に送信されたメッセージをフィルタリングします。同様に、 添付ファイルがあります: 添付ファイル付きのメールのみを表示します。 受け取りました:今月 結果を当月以内に受信したメールに絞り込みます。 件名:会議 会議に関連するメッセージを見つけるのに役立ちます。
「AND」などの論理演算子を使用して複数のクエリを結合することもできます。したがって、さまざまな検索演算子を試し、頻繁に使用する検索を保存して時間を節約します。
電子メールの管理は決して簡単ではありませんが、Outlook などのクライアントに組み込まれているツールを無視すると、管理はさらに困難になるだけです。受信トレイを処理するのが面倒に感じられる場合は、上記の機能を活用すると、ワークフローを合理化し、メールをより効率的に管理できます。これらを試してみて、受信トレイの管理がどれほど簡単になるかを確認してください。