Excel ワークブックを画面共有する前に行う 6 つの重要な手順

機密データの漏洩や方向感覚を失ったナビゲーションほど、オンライン Excel プレゼンテーションを破壊するものはありません。これは、インターフェイスがクリーンで、配信がシームレスで、機密データが見えないことを確認するためのフライト前のチェックリストです。

カスタムビューを使用したプレゼンテーションモードの作成

Excel ワークブックを作成するときは、すべてのフィルターを表示した状態で 100% ズームで作業します。しかし、画面を共有しているときは、同じビューが視聴者には読めないことがよくあります。そのため、私はカスタムビューを使用して、140% のズームレベルと特定のフィルター状態がすでに適用されたプレゼンテーションモードを作成します。

まず、個人用フィルターをすべて適用した標準ビューを作成します。これにより、プレゼンテーションが終了したらすぐにすぐに元のビューに戻ることができます。次に、リボンの[表示]タブで[カスタムビュー]をクリックし、[追加]を選択して、次のような一般的な名前を付けます。 標準ビュー。

次に、プレゼンテーション用に微調整を加え、同じ手順に従って別のビューを設定します。 プレゼンテーション。

カスタムビューには、次の美的プロパティが保存されます。

ビューはシート固有であることに注意してください。つまり、表示するタブごとに個別のビューを作成する必要があります。また、ワークブックに Excel テーブルがある場合、カスタムビューは機能しないため、最初にこれらのテーブルを必ず確認してください。

スプレッドシートに複数の #SPILL が埋め込まれています! Excel の動的配列数式の問題を表すエラーと赤い感嘆符アイコン。-1

私は Excel の表を使うのが大好きですが、Microsoft が 1 つの大きな問題を解決してほしいと思っています

解決策はありますが、完全に理想的というわけではありません。

選択ペインを使用して邪魔なオブジェクトを非表示にする

私の作業中の Excel ファイルには、一時的なメモを含むテキストボックス、下書きのグラフ、プレースホルダーとして使用される図形などのスクラッチパッドオブジェクトが散在していることがよくあります。これらは作成時には役立ちますが、ライブデモでは洗練されていない乱雑に見えます。

これらのオブジェクトを完全に削除する代わりに、選択ペインを使用して「机の上を掃除」します。これを開くには、[ホーム]タブの[検索と選択]ドロップダウンメニューを展開し、[選択ペイン]をクリックします。

このペインには、シート上のすべてのオブジェクトがリストされ、表示/非表示を切り替えるための小さな目のアイコンが表示されます。私は[すべて非表示]ボタンを使用して、ワークシートからすべての浮動メモと下書き図を即座に消去し、画面共有が終了したら、[すべて表示]をクリックするだけで作業を再開します。

カスタムビューと同様、選択ペインはシート固有であるため、共有する予定のすべてのタブで必ずこのチェックを実行してください。

Excel ノイズを隠すためのインターフェイスのクリーニング

聴衆には、Excel のリボンや背景の煩雑さではなく、データに集中してもらいたいと考えています。すっきりとしたダッシュボードのような外観を作成するには、[表示]タブの[グリッド線]と[見出し]のチェックを外して、スプレッドシートを進行中のレポートではなく完成したレポートのように見せます。また、視聴者にその背後にあるロジックではなく最終結果のみが表示されるようにするために、「数式バー」のチェックを外します。

基本的なチェックボックス以外に、Ctrl+F1 キーを押してリボンを折りたたむこともできます。これにより、垂直画面の領域が最大化され、会議アプリの UI がビューに食い込んでしまうことが多いビデオ通話でプレゼンテーションを行う場合に特に役立ちます。

Excel をテーマにしたファンクションキーのイラスト。F1 キーが中央に目立つように盛り上がっています。

Microsoft Excel の F1 機能を無視しないでください

このファンクションキーは、Excel で思っている以上に多くのことができます。

「ファイル」メニューと「最近使用したワークブック」リストの監査

Excel の画面共有中にクリックするのが最も危険なボタンは「ファイル」です。これにより、バックステージビューが開き、最近開いたワークブックが表示されます。ワークブックには、機密性の高いクライアント名、内部プロジェクトのタイトル、または他の人に見られたくない単なる個人ファイルが含まれている可能性があります。

このバックステージでの漏洩を防ぐために、私はライブに入る前にこのリストを監査します。これを行うには、[ファイル]>[オプション]>[詳細設定]をクリックし、[表示]セクションまで下にスクロールして、[この数の最近使用したワークブックを表示する]を 0 に設定します。

これにより、リストが即座にクリアされ、聴衆の前でメニューシステムを操作する必要がある場合でも、ファイル履歴は非公開のままになります。

同様に、他の Excel ワークブックを開いてタスクバーの Excel アイコンの上にマウスを移動すると、これらのファイル名がすべて表示されます。したがって、画面を共有する前に、アイコンの上にカーソルを置き、機密ファイルをすべて閉じてください。

マルチタブのデモのために複製ウィンドウを開く

Excel のタブを切り替えるのは、視聴者に乗り物酔いをさせる最も簡単な方法です。 2 つの異なるシート間の関係を示す必要がある場合は、[表示]タブの[新しいウィンドウ]ツールを使用します。これにより、同じワークブックの 2 番目のインスタンスが開き、2 つのタブを同時に表示できるようになります。

それらを完璧に配置するには、[すべて配置]をクリックするか、Windows キーと矢印キーを使用してウィンドウを並べて配置します。

この設定により、あるタブでデータソースを指定しながら、結果のグラフを別のタブで表示できるようになり、不快な遷移が 1 つも発生しません。

通知をサイレントにし、適切な共有モードを選択する

チェックリストの最後のステップは Excel の外部で行われます。 Slack や電子メールからの恥ずかしい ping を防ぐため、私は通話に参加する前に、タスクバーのカレンダーをクリックして[フォーカス]を選択し、Windows フォーカスモードを常に切り替えます。 Mac を使用している場合は、[コントロールセンター](右上のメニューバー) を開き、[フォーカス]アイコン (月) をクリックして、[サイレント]を選択します。

また、プレゼンテーションのときは、「画面共有」ではなく「ウィンドウ共有」を選択するように気をつけています。これにより、プライベートな参照や電子メールをチェックするためにモニターを切り替える必要がある場合でも、視聴者が Excel インターフェイスにロックされたままになる仮想サンドボックスが作成されます。

これはプロフェッショナルのプライバシーに対する究極のセーフティネットですが、次の注意事項に留意してください。

会議が終わっても、仕事はまだ終わったわけではありません。ファイルを参加者に送信する必要がある場合は、Excel の組み込みツールを使用して、ファイルのメタデータから個人情報をスクラブする必要があります。また、次に共有スプレッドシートを開いた人がそのスプレッドシートを簡単に操作できるように、追加の手順をいくつか講じて、画面共有が終了した後も、ハードワークがプロフェッショナルな状態を維持できるようにします。