画面を見ずに長い Excel リストを監査する方法

Excel に発言権があることはほとんどの人が知りませんが、Excel はソフトウェア内で最高の隠れた監査ツールです。紙の請求書とモニターの間でエラーが発生しやすいやり取りの代わりに、スピーク セル機能がデータをナレーションしてくれるので、目で見逃していたエラーを耳でキャッチすることができます。

科学: なぜあなたの目はあなたに嘘をつくのか

自分自身の Excel 作業を監査すると、次のような心理的欠陥と闘うことになります。 校正者の妄想。データが何であるかをすでに知っているため、 すべき たとえば、脳はショートカットを実行します。実際に入力した 54 文字が表示されるのではなく、入力するつもりだった 45 文字が頭の中に表示されます。

2022 年の調査によると、黙読を超えるとエラー検出が大幅に向上します。したがって、Excel の音声を使用してデータをナレーションすることにより、 聴覚フィードバックこれは、脳が視覚的な自動修正を回避し、情報を新鮮な刺激として処理するのに役立ちます。これにより、目がすでに無視していると判断した間違いを無視することが難しくなります。

Excel の音声ツールはデフォルトではリボン上になく、手動でクイック アクセス ツールバー (QAT) に追加する必要があります。 Excel リボン上の任意の場所を右クリックし、[クイック アクセス ツールバーの表示]が表示されたら、それをクリックします。このオプションが表示されない場合は、すでに有効になっています。

次に、QAT の右側にある下矢印をクリックし、[その他のコマンド]をクリックします。

次に、[コマンドの選択]メニューで[リボンにないコマンド]を選択し、次の 5 つのコマンドまで下にスクロールして選択し、[追加]をクリックします。

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  セルを話す
  


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  話すのをやめる
  


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  By Rows (セルを行ごとに読み上げる)
  


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  列ごとに読み上げ (セルを列ごとに読み上げる)
  


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  On Enter (入力時にセルを読み上げる)
  

リスト内の任意のコマンドをシングルクリックし、上記のコマンドの最初の数文字を入力すると、それらのコマンドにすぐにジャンプします。

[OK]をクリックすると、これらのアイコンが Excel ウィンドウの上部に表示されます。それらの上にカーソルを置くと、どれがどれであるかがわかります。

音声のチューニング: コントロール パネルの秘密

Excel にデータを読み取らせる前に、少し時間を取って音声を調整してください。重要なのは、このツールはコンピューターの音声プロパティに依存しているため、Excel のメニュー内でこれを行うことはできません。 Windows 10 または 11 を使用している場合は、次のように入力します。 テキスト読み上げ タスク バーの検索フィールドで、コントロール パネルに言及する結果を探して、従来の音声プロパティ ダイアログを開きます。

Mac ユーザーは、[システム設定]ダイアログの[アクセシビリティ]サイドバーの[音声コンテンツ]セクションで同様の設定を見つけることができます。

次に、[音声のプロパティ]ウィンドウで、[音声の選択]下矢印をクリックして好みの音声を選択し、[音声の速度]スライダーをクリックしてドラッグしてペースを変更します。監査の場合、私は通常、速度を少し上げます。速いペースにすることで、長いリストの間に頭がさまようのを防ぐことができます。[適用]をクリックして変更を保存しますが、まだダイアログ ボックスを閉じないでください。

次に、Excel に戻り、セル A1 から A5 に数値を入力し、セル A1 を選択して、QAT の[セルの読み上げ]アイコンをクリックして、新しいプロパティをテストします。

必要に応じて[音声プロパティ]ダイアログの設定を調整し、変更するたびに[適用]をクリックし、完璧な設定が完了したらダイアログを閉じます。

シナリオ A: 即時確認

Speak Cells ツールで最も即効性のある方法は、ライブ データ入力に Speak on Enter を使用することです。これは、紙の領収書の束や物理的な台帳を使って作業していて、モニターを見つめ続ける必要がない場合に、状況を大きく変えるものです。

まず、QAT に追加した「Speak on Enter」アイコンをクリックします。 「Enter キーを押すとセルが読み上げられます」という確認メッセージが聞こえます。

これで、列にデータを入力するときに、ソース文書とキーボードから目を離さずに済みます。 Enter キーを押すたびに、Excel が値を読み取って即座にオーディオ セーフティ ネットを作成します。目では紙の「45」と表示されているのに、指が滑って「54」と入力すると、耳はその不一致をすぐに認識します。

完了したら、もう一度[Speak on Enter]をクリックすると、機能がオフになっていることが Excel から音声で通知されます。

シナリオ B: ハンズフリー監査

Excel スプレッドシートに長いリストを入力し終えており、それを紙の印刷物と照合して検証する必要があるとします。このシナリオでは、バッチ監査モードが最適です。視覚的なピンポンをプレイする代わりに、ソース ページをたどりながら、背もたれに寄りかかって Excel に読み上げてもらうことができます。

まず、データ範囲が連続しているかテーブル内の場合はその範囲の左上のセルを選択するか、範囲を手動で選択します。

次に、データの読み上げ方法に応じて、[行ごとに読み上げ]または[列ごとに読み上げ]をクリックします。以下の例では、Excel に最初の行の月と利益、次に 2 行目の月と利益というように読み取らせたいので、「行ごとに読み上げる」を選択します。次に、「セルを読み上げる」をクリックしてナレーションを開始します。

セルの数値形式が正しいことを確認してください。たとえば、金額の値を「会計」として書式設定すると、Excel では「123 ドル 50 セント」と表示され、音声がより自然になり、脳が処理しやすくなります。

「停止」アイコンをクリックするか、Esc キーを押してプロセスをキャンセルします。

Excel でセルの読み上げを使用するためのプロのヒント

Speak Cells ツールの基本をマスターしたら、ワークフローをいくつか微調整するだけで、Speak Cells を巧妙なトリックからプロレベルの監査システムに変えることができます。

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  非連続データを監査する: (シート全体ではなく) 隣接しない特定の列のみを監査する場合は、Ctrl キーを押しながら列を個別に選択します。ただし、それらを選択する必要があります 逆順 Excel はアクティブ セル (最後に選択したセル) から読み取りを開始するためです。
  


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  可視性ルール: Excel は目に見えるものだけを伝えます。フィルターを使用して特定の行を非表示にすると、Excel はそれらの行を完全にスキップします。これは、500 行のリスト内のすべての項目を聞く必要がなく、小計行のみを監査する場合に最適です。
  


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  ヘッドフォンのルール: これは技術的なヒントではなく、社会的なヒントです。オープンなオフィス環境では Excel の音声が耳障りになる場合があるため、ヘッドフォンを使用してください。これにより、同僚が満足するだけでなく、周囲の騒音を遮断して音声フィードバックに集中することができます。
  

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Excel の機能をマスターしたので、他の監査スキルを磨いて勢いを維持してください。たとえば、[特別に移動]ツールを使用して隠れたエラーを見つけたり、数式の読みやすさを向上させてロジックを理解しやすくしたりできます。