あなたがおそらく知らなかった 5 つの Microsoft Word ハック

Microsoft Word のパワー ユーザーであっても、ワークフローを高速化し、プログラムのツールを最大限に活用するためのさまざまな方法にいつもつまずいています。ここでは、知っておくべき素敵なトリックをいくつか紹介します。

リストを順番に並べ替える

データをアルファベット順、数値順、または時系列順に並べ替えられるのは Excel だけだと思われるかもしれません。ただし、Microsoft Word には、単語、数値、日付を並べ替えるための同様に効果的なツールが用意されています。

リストの並べ替え

表ではなく別の段落または箇条書きで表示される単語、数値、または日付の単純なリストを並べ替えるには、データを選択し、[ホーム]タブの[段落]グループにある[並べ替え]アイコンをクリックします。

便利なことに、Microsoft Word では、日付が異なる形式で書かれている場合でも、日付を並べ替えることができます (例: YYYY月DD、 または YYY/MM/DD）。

最初のドロップダウン ボックスで[段落]を選択し、2 番目のドロップダウン ボックスで、テキスト、数値、日付のいずれを並べ替えるかを Word に指示します。最後に、「OK」をクリックする前に、データを昇順でソートするか降順でソートするかを決定します。

これは、私の例でアルファベット順にソートされた名前のリストです。

テーブルの並べ替え

いずれかの列のデータに基づいてテーブルを並べ替えるには、テーブルのセルのいずれかにカーソルを置き、[ホーム]タブの同じ[並べ替え]アイコンをクリックします。

次に、ダイアログ ボックスの下部にある[マイ リストの内容]セクションを使用して、列にヘッダーがあるかどうかを Word に指示します。次に、テーブルを並べ替える基準となる列を選択できます。これは、見出しがある場合は列名、ない場合は列番号です。私の場合、テーブルを「頻度」列で並べ替えたいと考えています。

各行は固定されています。つまり、最初の列でテーブルを並べ替えると、行全体でデータの一貫性が保たれるように、他の列も並べ替えられます。

次に、残りのフィールドに入力し、必要に応じて他の並べ替えルールを追加します。最後に、[OK]をクリックして、新しく並べ替えられたテーブルを確認します。

その他の種類

より動的な並べ替えを作成することもできます。この例では、見出し (Word の見出しスタイルを使用して書式設定) をアルファベット順に並べ替えますが、それぞれの下のテキストはそのままにします。これを行うには、すべてのテキストを選択し、[ホーム]タブの[並べ替え]アイコンをクリックします。

ここで、「オプション」をクリックし、「その他」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

この並べ替えの基準を定義するとき、最初のドロップダウン メニューには「見出し」が表示されます。ここでは、データを並べ替えるための他の方法を選択することもできます。 n番目 各段落の単語。

[見出し]を選択し、他のフィールドに正しい詳細が含まれていることを確認した後、[OK]をクリックすると、箇条書きが変更されていない状態で、見出しが正しく順序付けされていることがわかります。

Word 文書を Kindle に送信する

Word 文書を Kindle に送信する理由はたくさんあります。

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  より快適な読書位置を選択でき、長い文書を読むときに便利です。
  


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  フォントサイズやページレイアウトを調整して、文書を読みやすくすることができます。
  


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  Kindle はラップトップよりも持ち運びが容易で、バッテリー寿命が長い傾向があります。
  


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  Kindle は E-Ink テクノロジーを使用しているため、目に優しいと広く考えられています。
  

したがって、文書を Kindle に送信するには、「ファイル」メニューを開きます。そこで、[エクスポート]>[ドキュメントを Kindle に送信]>[Kindle に送信]をクリックします。

表示されるダイアログボックスで Amazon アカウントにサインインします。

次に、Kindle でドキュメントをどのように表示するかを選択します。文書に単純な書式が含まれている場合は、「Kindle 本のように」を選択します。このオプションは、フォント サイズとページ レイアウトを調整し、必要に応じて手書きの付箋を追加できることを意味します。

一方、ドキュメントの複雑な書式設定を保持したい場合は、「印刷ドキュメントのように」を選択してください。このオプションを使用すると、ドキュメントを表示するときにページに直接書き込むこともできます。

「送信」をクリックすると、数分以内にドキュメントが Kindle ライブラリに届きます。

20 世紀初頭、ピリオドの後にダブルスペースを追加するのが標準と考えられていました。これは時間の経過とともに徐々に廃止されてきましたが、この時代遅れの書式を使用した Word 文書が見つかる可能性があります。この場合、余分なスペースを手動で削除するには時間がかかることがあります。

Word の検索と置換ツールを使用すると、複数のスペースが 2 つのスペースであっても、長いスペース文字列であっても、すべてのケースを 1 つのスペースに減らすことができます。この例では、いくつかの単語の間に 2 つのスペースがあり、他の単語の間に 3 つのスペースがあります。

まず、Ctrl+H を押して、[検索と置換]ダイアログ ボックスを起動します。 「検索内容」フィールドに次のように入力します。 ( ){2,}。丸括弧の間にスペースを必ず入れてください。2 番目の括弧のペアは中括弧であり、通常は Shift+( または Shift+) を押すことでアクセスできます。 「置換後の文字列」フィールドに次のように入力します。 \1。

次に「More」をクリックし（クリックすると「Less」に変わります）、「Use Wildcards」にチェックを入れます。

最後に、[すべて置換]>[OK]をクリックし、すべてのマルチスペースが単一スペースに縮小されていることを確認します。

高品質のグラフィックを追加する

ウェブ上で高品質のグラフィックを検索し、許可、著作権、使用料を心配する時代は終わりました。 Microsoft Word では、ロイヤリティフリーの画像、アイコン、切り抜き文字、ステッカー、イラスト、漫画の人物など、一見無限にあるコレクションを提供しています。

グラフィックを挿入する場所にカーソルを置き、「挿入」>「画像」>「ストック画像」をクリックします。

次に、[画像の挿入]ダイアログ ボックスの上部にあるタブを使用してさまざまな種類のグラフィックを切り替え、検索バーにキーワードを入力して適切な画像を見つけます。

ニーズを満たすグラフィックを見つけたら、それを 1 回クリックして選択し (グラフィックの隅にあるラジオ ボタンがオンになっていることに注目してください)、[挿入]をクリックします。一度に複数のグラフィックを選択して追加できます。

これで、必要に応じて、リボンの[図の書式設定]タブからグラフィックの書式を設定できるようになります。

Microsoft Word ウィンドウを複製する

大きなドキュメントを作業している場合は、異なるページを同時に表示すると便利です。同様に、印刷レイアウトと下書きビューなど、2 つのビューを同時に使用すると便利な場合があります。ここで、リボンの[表示]タブからアクセスできる Word の[新しいウィンドウ]ツールが役に立ちます。

このアイコンをクリックすると、ドキュメントの正確な複製が新しいウィンドウで開きます。一方のコピーに加えた変更は、もう一方のコピーでも自動的に更新され、単一ウィンドウ ビューに戻る準備ができたら、元のコピーまたは複製のいずれかを閉じることができます。

Windows + Z を押して、複製した Word ウィンドウが画面上でどのように表示されるかを並べ替えます。

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これらのトリックを使用して効率を高めることに加えて、Microsoft Word を使用するときに多くの人が犯す間違いを避けるようにしてください。