受信トレイの管理は、他の多くのことと同様、私たちの日常生活において必要悪です。したがって、厳密なシステムを使用して対処するのが最善ですが、これらを実装して遵守するのは難しい場合があります。また、他の多くのことと同様に、適切なシステムを見つけるには時間がかかり、すでに煩わしいタスクに新たなストレスが加わります。シンプルで使い始めるのにそれほど時間がかからず、実際に圧倒されることなく未読を処理するのに役立つシステムを紹介します。 「イエスタボックス」といいます。
このテクニックとその面白い名前はどちらも、ザッポス CEO の故トニー・シェイ氏に由来しており、彼はイエスターボックスを「電子メールの罪悪感を軽減する」方法だと説明しました。コンセプトはシンプルです。今日は、次のことだけを扱います。 昨日の メール。これは、先入れ先出し (FIFO) 方式の少し厳密なバージョンのようなもので、私は FIFO が必ずしも好きというわけではありませんが、包括的な生産性アプローチの中で FIFO が適していることは認識しています。イエスターボックスはその好例です。
シェ氏は、「受信箱ゼロ」はとらえどころのない目標であるだけでなく、ほぼ不可能であると信じていました。メールに返信し始めるとすぐに返信が届きます。本質的に、電子メールは通信形式です。つまり、 そして 受け取ること、そしてそれが効果的であるためには、それを継続する必要があります。
ただし、問題は、今日何通のメールを受け取るかわからないということです。信頼できる唯一の真の有限な数は、受信したメールの数です 昨日そのため、即時のコミュニケーションのやり取りに巻き込まれないようにしたい場合は、そこに焦点を当てるべきです。
まずは毎日メールを処理する時間を決めることから始めましょう。理想的には、これは午前中に行うべきで、昨日からの緊急性の高いものは何も漏れません。タイムボックスを使用して 1 日のスケジュールを設定し、毎朝メール管理専用の時間を確保してください。通常受信する実用的なメールの量と、メールを通じて実際に行われる作業の量に応じて、30 分程度を確保してください。シェ氏はこのタスクに 3 時間を費やすことを提唱していましたが、彼は巨大企業の CEO であったため、実際にどのくらいの時間がかかるかについては現実的に考えてください。 3-3-3 リストや 1-3-5 方法など、時間管理や To Do リスト作成のさまざまなアプローチを時間をかけて試してください。電子メールの管理にどれくらいの時間がかかるのか、また実際にどのくらいのリソースが必要なのかを把握するには少し手間がかかりますが、これらのフレームワークが役に立ちます。
その時間を、前日に受け取ったメールを確認して返信するためにのみ使用してください。次に、長い返信や添付ファイルの添付など、より多くの労力を必要とする前日のメールをフィルターで除外します。それらにスターを付けたり、フォルダーに移動したりできますが、最初に簡単な応答を必要とするもの、またはまったく応答を必要としないものに焦点を当てます。ここでは多かれ少なかれツータッチ電子メール管理テクニックを使用していますが、昨日のメッセージにのみ適用するように具体的にスケジュールを設定します。より本格的な作業が必要なものに戻る前に、それぞれを確認してください。それが終わったら、翌朝まで見ないでください。
これにより、一日中続くわけではない有限の To Do リストが作成されます。毎日の過去のメールを体系的に確認すれば、見逃すこともありません。このルールの唯一の本当の例外は、その瞬間に行われているタスクに関する緊急のメールです。そのようなものを期待している場合は、送信者を優先リストに追加して通知が確実に届くようにし、可能であれば件名を簡単に識別できるものにするよう依頼してください。差し迫った差し迫った問題以外に関連するメールを見たいという衝動を抑えてください。