日常的に受け取るすべてのメール、Slack メッセージ、その他の通知に目を通していると、すぐに圧倒されてしまいます。そうなると、気が散って重要なメッセージを見逃してしまう可能性があります。少なくとも、何らかの計画を立てていない限り、私の場合はそうなります。
これを防ぐために検討できるアプローチはいくつかありますが、決断力を高めるために特別な支援が必要な場合は、「オハイオ」テクニックを試してみてください。ただし、決断力の麻痺を和らげることはできますが、考慮に値する制限がいくつかあることに注意することが重要です。
「OHIO」は「Only Handle It Once」の頭字語で、片づけに関する会話など、生産性をベースにしたさまざまな会話でこの言葉が登場するのを耳にするでしょう。支持者らは、どんなタスク、電子メール、メッセージ、割り当ても一度だけ処理する必要があるため、不必要なダラダラや遅れ、優柔不断を避けるのに役立つと主張している。これは間違いなく身に付ける必要のある習慣ですが、長く取り組むほど成果が得られるものです。
受信トレイ全体、To-Do リスト、またはその他のタスクのグループを一度に評価することで、作業内容に幅広く適用できます。アイゼンハワー マトリックスや ABC メソッドなどのシステムを使用して、重要な順にタスクに優先順位を付けます。 (ワークロードがそれほど複雑でない場合は、派手なシステムを使わずに自分ですぐに優先順位を付けても問題ありません。しかし、私はニーズに合わせて非常に特殊な生産性テクニックをカスタマイズするのが大好きです。) その後、上から順に、それぞれに対してすぐにアクションを起こします。 4D メソッドを使用して、それらを削除するか、委任するか、彼らの言うとおりにするか、延期します。
オハイオ州の方法は電子メールにも最適ですが、注意しないと時間の無駄に陥る可能性があります。各メールを 1 回だけ処理するのが時間をかけすぎない確実な方法ですが、何をするかを計画する必要があります。そうしないと、受信した新しいメールをすべてクリックして、リアルタイムで管理しようとすることになる可能性があります。
メールは To Do リストよりも優先順位を付けるのが難しいため、どれを最初に実行すべきかを判断するのに苦労するかもしれません。オハイオ州の方法を瞬間ごとに実装するのではなく、毎朝と午後にメッセージを確認する時間を確保し、もちろんメッセージを処理するのは 1 回だけにしてください。 （タイム ボックスとタイム ブロックを使用して、これを毎日同じ時間に実行できるようにします。さらに、3-3-3 の To Do リストを使用して、タスクに優先順位を付ける時間を確保できます。）勤務時間の開始時に 30 分、昼食後に 30 分、退勤直前に 15 分を試してみてください。優先順位を付けたリストではなく、時間に基づいたアプローチをとれば、各メッセージを開いて処理することができますが、新しいアラートを受け取るたびにその作業を行う必要に追われることはありません。