受信トレイの管理は終わりのない作業であるため、できる限り簡素化する必要があります。メールが溜まると、何をしなければならないかを考えすぎてしまいます。私もそう思っています。しかし、選択肢を最も基本的で簡単なものに絞り込めば、意思決定の麻痺が軽減され、物事を常に把握しておくことができます。それが「4 つの D」、つまり 4D メソッドが行うことです。覚えやすいです そして 実装が簡単なので、毎日大量のメールを処理している人にとっては便利です。従う方法は次のとおりです。
あふれた受信トレイを管理するこの方法はかなり前から存在しており、すべてを簡単に選択できるように迅速な意思決定に基づいています。長年の実績があり、機能しますが、それはやるべきことを達成した場合に限られます。
4D は明らかに 4 つの「D」という単語を表します。
これらは覚えやすく、覚えておくコツを掴めば簡単に実行できます。 XTRF Translation Management System のビジネス開発マネージャー、Aleksandra Brzeska のようなこの方法の支持者は、この方法を遵守している限り効果があると主張しています。ここではそれを実践する方法を紹介します。
4D はワンタッチ ルールに似ています。実際、それに依存していますが、さらに一歩進んでいます。ワンタッチ ルールを使用する場合、メールを開くとすぐにそのメールについて決定を下しますが、このルールでは、受信した瞬間にメールを開くことだけに集中します。これらのテクニックが機能するには、メールを開いている必要があります。 毎 少なくとも電子メールを見て、件名から開封する価値があるかどうかを判断します。したがって、まず最初に、毎日時間を指定してすべてのコミュニケーションを整理する必要があります。たとえば、これを完了するには、タイムボックスを使用して毎朝の時間をブロックします。 3-3-3 リストのような方法を使用すると、メール管理が毎日の To-Do リストの中核部分になります。
毎日メッセージを確認するときが来たら、上記の 4 つのオプションを参照して、それぞれのメッセージについて選択するようにしてください。無関係である場合、スパムである場合、またはフォローアップが必要ない場合は、削除してください。今すぐ実行できるタスクが必要な場合、あなたに責任がある場合、および/またはそれが非常に緊急である場合は、ただそれを実行してください。部門内の他の人にとって緊急性の低いタスクである場合、または他の人が過負荷にならずに処理できる場合は、それを委任して、その人の方法で転送します。近い将来に処理できる、または処理する必要があるものの、すぐに対応する必要がないものである場合は、アーカイブしたり、フォルダーに入れたり、スターを付けたりして処理を延期します。
これが完了したら、もう一度戻って、現在実行済みまたは委任されているものをすべてアーカイブまたは削除し、次のメッセージの波に備えて受信トレイを空にします。この方法を使用する利点は、意思決定が簡単、迅速、実行可能になり、受信トレイが少ないかゼロに近い状態に保たれることです。不必要な選択や先延ばしを取り除くとプロセスが合理化され、4 つの方法のうちの 1 つだけで作業を進めることができ、すべてが確実に完了するか、皿から取り除かれます。