電子メールは便利ですが、生産性を妨げる面があるのは確かです。際限なくメールが来ると、行き詰まって終わりのない返信のループにはまってしまうだけでなく、重要なメッセージと迷惑メールの両方に目を通さなければならないストレスさえ、受信箱を完全に避けるようになるのに十分です。私がより複雑で詳細な生産性向上テクニックを説明するときに、退屈だが重要なタスクの例としていつも「メールへの返信」を使うのには理由があります。
ただし、メール管理に直接適用できる小さなテクニックもあります。仕事、学校、個人的な通信を常に管理するには、生産性計画が必要ですが、それは厳密である必要はありません。受信トレイ管理のシンプルな「タッチ」ルールを試すことができます。
受信したすべてのメールについての考え方を再構築し、それぞれのメールを当面の優先事項とみなしてください。重要なのは、電子メール自体が優先事項であるということだけです。これについて深く考えすぎると、すぐに圧倒されてしまいます。メールが届いたらすぐに、そこに記載されているタスクを実行する必要はありませんが、開く必要があります。 「ワンタッチ」ルールは、その点で生産性の「2 分」ルールに似ています。完了するまでに 2 分未満かかるタスクはすぐに実行する必要があります。
電子メールを開いて返信し、後で必要になるかどうかに応じて、削除するかアーカイブします。応答が必要ない場合は、さらに良いです。この方法は、全スタッフの最新情報など、返信する必要のないメールを大量に受け取る人に最適です。目標は、何度もそのメッセージに戻ってきて、いつ応答するか対処するかを熟考するのではなく、また、実際に何が書かれているかを知りたいときに決して開かず、その内容 (または存在さえも) に気づかずに先延ばしにするのではなく、一度触れてみることです。開いて情報を取得し、必要に応じてフィードバックを送信すれば完了です。
返信が必要なメールが大量にあり、ワンタッチ ルールがうまく機能しない場合は、「ツータッチ」方法に移行して頭をすっきりさせ、生産性を高めることができます。メールの最初のタッチで、すぐに返信する必要があるか（ワンタッチにする）、それとも週の後半に返信できるか、または返信する必要があるかを判断します。
電子メール サービスのフラグ機能やスヌーズ機能を使用してメールを分類すると、返信する準備ができたときに簡単に利用できるようになります。あなたの最初のタッチは まだ すぐに開く、それが重要です。メールが溜まっていくのは大変ですが、すぐに開けば受信トレイ内の平和を保つことができます。緊急ではないメッセージに返信する時間を特定すると、必ずやり遂げられることがわかり、負担に感じなくなるため、より生産性を高めることができます。
フラグが立てられたメールを再度確認する時間を週に必ずスケジュールしてください。 To-Do を管理するために 3-3-3 リストを作成して、3 つの中規模または小規模のタスクの 1 つを指定して、保存されているすべてのメッセージを開くようにしてください。